Remise des documents de fin de contrat : règles, mentions obligatoires et délais

Lors de la rupture du contrat de travail, l'employeur a l'obligation de rédiger des documents de fin de contrat. C'est souvent au moment de la remise de ces documents que les difficultés surviennent. Quelles sont les documents de fin de contrat, y-a-t-il des mentions obligatoires, comment sont-ils remis, dans quels délais ?

 

Le Cabinet Guillot Avocat répond à ces questions.

 

La règle de base est la suivante : les documents de fin de contrat sont "quérables et non portables". En d'autres termes, c'est au salarié d'aller chercher ses documents de fin de contrat et non à l'employeur de les envoyer. Mais l'employeur doit les tenir à la disposition du salarié. La règle est inversée si l'employeur indique par écrit qu'il enverra les documents de fin de contrat.

 

1 - LE CERTIFICAT DE TRAVAIL (C. TRAV., ART. L. 1234-19)

 

Principe

Le certificat de travail est un document remis par l’employeur au salarié à la date de fin du contrat. Il est dû au salarié pour tout type de contrat, quel que soit le motif de la rupture.

 

Mentions devant figurer dans le certificat de travail (C. trav., art. D. 1234-6)

• les dates d'entrée et de sortie du salarié,

• la nature du ou des emplois successivement occupés,

• les périodes pendant lesquelles le salarié a occupé ces emplois,

• le maintien temporaire et gratuit de la mutuelle et de la prévoyance si le salarié en bénéficiait. Bien que la loi ne le précise pas, le certificat de travail doit mentionner :

• l'identité de l'employeur (nom, adresse, raison sociale, siège social) ;

• l'identité du salarié (nom, prénom, adresse),

• la signature de l’employeur ;

• la date de remise du certificat et le lieu de sa rédaction

 

Date de remise du certificat au salarié

En cas de dispense de préavis : À la date de fin de contrat (et non à la date de dispense) Dans l’attente de la fin de contrat, l’employeur peut délivrer au salarié une attestation précisant la date de fin du contrat de travail et la possibilité, dans l’attente de cette date, d’occuper un autre emploi.

En cas de préavis : À la date de fin du contrat.

 

 

2 - ATTESTATION DESTINÉE À PÔLE EMPLOI (C. TRAV., ART. R. 1234-9 À R. 1234-12)

 

Principe

L’attestation Pôle Emploi permet au salarié en fin de contrat de faire valoir ses droits aux allocations chômage. Elle est due au salarié en CDI ou en CDD, quel que soit le motif de la rupture.

 

Sanction (C. trav., art. R. 1238-7)

L’employeur qui ne remet pas l’attestation d’assurance chômage risque une amende de 1 500 euros (outre des dommages et intérêts au salarié qui est alors recevable à saisir le Conseil de Prud'hommes).

 

Mentions devant figurer dans l’attestation Pôle Emploi

Un modèle d’attestation est établi et fourni par Pôle Emploi :

• jusqu'à 9 salariés, l'employeur peut s'adresser à l'agence Pôle Emploi dont il dépend ou la transmettre en ligne ;

• à partir de 10 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle Emploi.

En cas de fausse indication, le salarié peut prétendre au bénéfice de dommages-intérêts.

 

Date de remise de l'attestation au salarié (C. trav., art. R. 1234-9, al. 1)

Salariés en CDI ou en CDD - En cas de préavis : À la date de fin du contrat.

Salariés en CDI ou en CDD - En cas de dispense de préavis : À la date de fin de contrat (et non à la date de dispense)

Salariés en intérim (C. trav., art. R. 1234-11):  Les entreprises de travail temporaire, pour leurs salariés titulaires d'un contrat de mission, et les associations intermédiaires, pour leurs salariés embauchés en CDD en vue d'être mis à disposition, peuvent ne remettre les attestations et justifications mentionnées à l'article R. 1234-9 que sur demande du salarié, à la condition que le contrat de travail mentionne le droit pour le salarié d'obtenir sans délai ces documents dès le jour d'expiration du contrat.

 

 

3 - REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE

 

Principe

Le solde de tout compte est établi par l’employeur et remis contre reçu au salarié qui quitte son emploi. Il est dû au salarié pour tout type de contrat de travail, quel que soit le motif de la rupture.

 

Mentions devant figurer dans le reçu pour solde de tout compte (Code du travail, art. L. 1234-20 et D. 1234-7)

Le reçu pour solde de tout compte fait l’inventaire de l’ensemble des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail. Les mentions devant figurer dans le document sont les suivantes :

• le total des sommes dues au salarié à la date de fin de contrat (salaire, primes, indemnités de rupture du contrat de travail, etc.).

• la mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire dont l’un est remis au salarié.

Attention : l’employeur n’est pas tenu de mentionner les délais de contestation des sommes mentionnées sur le reçu pour solde de tout compte.

 

Remise du reçu pour solde de tout compte au salarié

Il doit être remis en main propre ou par LR/AR à la date de fin de contrat, même si le salarié est dispensé de préavis

L’un des exemplaires du reçu pour solde de tout compte doit être remis au salarié.

 

Contestation des sommes mentionnées

Si le salarié n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte

• Il dispose de 3 ans suivant la date de remise du reçu pour solde de tout compte.

• La contestation doit être adressée à l’employeur par LRAR (C. trav., art. D. 1234-8).

• Le courrier doit préciser les motifs de la contestation et les sommes concernées.

Si le salarié a signé le reçu pour solde de tout compte (C. trav., art. L. 1234-20)

• Il dispose de 6 mois suivant la date de signature pour le contester.

• La contestation doit être adressée à l’employeur par LRAR (C. trav., art. D. 1234-8).

• Le courrier doit préciser les motifs de la contestation et les sommes concernées.

• Si le recours porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées dans le reçu pour solde de tout compte, le salarié dispose d'un délai de 3 ans pour contester le reçu (C. trav., art. L. 1471-1 et L. 3245-1).

L’employeur peut réclamer les sommes versées en trop pendant 3 ans (C. trav., art. L. 1471-1 et L. 3245-1).

 

Pour plus d'informations ou en cas de difficultés, contactez le cabinet Guillot Avocat cabinet@guillot-avocat.fr